Von der Schwierigkeit, den Schritt in die Digitalisierung zu gehen…

Hast du dich auch schon gefragt: Warum tut sich meine Firma/ mein Betrieb so schwer mit der "Digitalisierung"?

Alle sprechen von der "Digitalisierung", das Spektrum, was sich dahinter verbirgt ist riesig.

Ich verstehe darunter, dass mir Werkzeuge (Tools, Software) helfen, mir gewisse Arbeiten zu erleichtern, meinen Arbeitsprozesse schneller und effizienter zu gestalten und mir so neue Freiräume schenkt. Grundsätzlich geht es bei der "Digitalisierung" um Neues - neues Denken, neues Arbeiten, neue Technik.

Heute geht es weniger um das Was und Wie, sondern mehr um das WARUM NICHT?

Warum gibt es so viele Unternehmen, Betriebe, die sich schwer tun mit dieser "Digitalisierung"?

Es gibt gewisse Blocker, die sich dir in den Weg stellen. Und solange die vorhanden sind, steht ihr euch selbst im Weg. Diese Blocker könnt nur IHR selbst lösen.

1. Blocker: Das WOLLEN — “Will ich meine Firma und mein Team auf ein neues Level bringen? Will ich Veränderung?”

Höre ich da ein NEIN - gut, ist eine klare Entscheidung. Dann darfst du hier aufhören zu lesen.

Höre ich da ein Ja - wunderbar. Das ist der erste Schritt. Ihr könnt nun zusammen Ideen sammeln, festhalten. Eine gemeinsame Vision aufstellen und dieser in kleinen Schritten näher kommen. Wichtig, seid euch bewußt, DEN geradlinigen Weg/ Prozess gibt es nicht. Es wird holperig werden - also anschnallen!

2. Blocker: TEAM BILDEN
 — “Wie stellen ich die richtigen Mitarbeiter*innen intern zusammen?”

Wer kennt das - alle wollen, aber die Verantwortung, den Hut dafür aufsetzen - das will keiner?

Es sollte einen internen Verantwortlichen, einen Ansprechpartner für externe Dienstleister geben. Diese Person sollte auch die internen Teams kennen oder diese zumindest an einen Tisch bringen können.

Sie darf Entscheidungen selbstständig treffen oder zügig einholen und diese Person hat Zeit für diese Aufgabe, d.h. diese Verantwortlichkeit sollte nicht zu den bisherigen Aufgaben (egal ob Voll- oder Teilzeit) dazukommen. Je nach Umfang ist dann die Gefahr groß, dass es kein Vorankommen gibt.

Bei euch gibt es niemanden, der diese Aufgabe übernehmen kann oder möchte? Nun, dann brauchst du nicht weiterlesen.

Ihr habt eine(n) Verantwortliche(n)? Klasse, lass uns direkt zum nächsten Punkte gehen.

3. Blocker BUDGET / ZEIT
 — “Bin ich bereit, ein gewisses Budget dafür bereit zu stellen?”

Budget = Geld

Veränderungen kosten Geld. Sprecht offen mit dem Dienstleister darüber, was und welche Summen möglich sind und welche nicht, nur dann können beide Seiten gut kalkulieren UND ihr bekommt natürlich was zurück: effizientere Prozesse, Mitarbeiter*innen, die sich auf andere Kernaufgaben konzentrieren können, “crossfunktionalen” Input ---> raus aus dem Hamsterrad, bessere wettbewerbsfähige Aufstellung usw. (je nach euren Zielen).

Budget = Zeit

Machen wir uns nichts vor, Veränderungen kosten Zeit. Seid ihr bereit, diese Zeit zu investieren? (siehe auch Team und Verantwortlichkeiten)

Kein Geld? Informiert euch über Fördermöglichkeiten z.B. bei der Hausbank oder auch bei der KfW.

Keine Zeit? Das ist eine Ausrede, die kann man einfach nicht entschuldigen - du bist hier raus.

Du konntest diese ersten 3 Punkte mit JA beantworten - Glückwunsch! Damit hast du deine Basis gebildet und kannst nun die nächsten Schritte gehen.

Schritt 1: Wo stehe ich? Bin ich noch am Anfang?

IST - Analyse (welche Tools/ Technik wird schon benutzt, wo hakt es), beschreibt eure 
Prozesse. Manchmal ist schon etwas angefangen worden und auch brauchbar. Die Analyse und die Prozessbeschreibung sind absolute Fleißarbeit, notwendig und werden häufig nicht richtig oder gar nicht durchgeführt!

Wichtig: Denkt an den Wissenstransfer!

Auch Dienstleister mit denen ihr zusammenarbeitet müssen wissen, was ihr wisst/ was das interne Team weiß. Nur so kann die passende Lösung umgesetzt werden. Immer daran denken: dies ist ein Investment in die Zukunft - Firmenerhalt, Wettbewerbsfähigkeit, Nachfolgende Generation im Blick haben - wie arbeitet man jetzt, wie arbeitet die nächste Generation? Wie arbeitet die Konkurrenz? 

Schritt 2: Welche Tools sind die Richtigen?

Halten wir einmal grundsätzlich fest, Tools sind Werkzeuge/ Hilfsmittel für den Arbeitsalltag. 

Das erste wichtige Tool: Reden = Kommunikation - trotz aller Technik oder eben gerade wegen der Technik - ohne Kommunikation geht es nicht! Sie ist unabdingbar.

Das zweite wichtige Tool: Anfangen, in kleinen Schritten. Komm ins Tun!

Das dritte wichtige Tool: Was ist eure Vision = euer großer Wunsch, wo wollt ihr grundsätzlich gern hin?

Technische Tools: nach der erfolgten Kommunikation nutzt einfache Tools, um Gesagtes festzuhalten: 
Slack / Trello / Drive /etc. Bitte nicht unbedingt E-Mail mit Verteiler (das liest niemand und es ist mühsam Themen und Anhänge wiederzufinden).

Schritt 3: Wie finde ich einen verlässlichen Partner?

Das ist meist der schwierigste Part vor dem Start. Einen vertrauensvollen und verlässlichen Partner für sich zu finden ist nicht einfach. Verstehe ich die Erklärungen meines technischen Partners? Werden meine Rückfragen verständlich beantwortet? Habe ich grundsätzlich ein gutes Bauchgefühl in Gesprächen mit meinem technischen Partner? Liegt gegenseitiger Respekt und Wertschätzung vor? Würdet ihr euren Dienstleister auf eine Gartenparty einladen?

→ alle Fragen mit JA beantwortet: Dann ist das euer Partner!

Achtung: es gibt auch mal Phase(n) im Projekt, die sind anstrengend für alle und da ist die Stimmung auch mal nicht so toll, das ist ok. Danach sollte man sich allerdings wieder in die Augen schauen können und auch miteinander lachen können oder sich auf ein Release Bier treffen.

Du bist bis zu diesem Abschnitt gekommen? Siehst du ein wenig klarer für dich und dein Team? Dann nutze diesen Schwung, setzt euch zusammen und kommt ins Tun. Es ist eure Investition in eure Zukunft.

Du haderst und hast dennoch bis hier weitergelesen? Stelle die obengenannten Blocker deinen Kollegen*innen vor. Wie stehen die zu dem Thema? Auch hier ist ein Zusammensetzen meist sinnvoll, alle dürfen was sagen, jeder wird angehört. So seid ihr im Austausch, könnt Bedenken aus dem Weg räumen, bekommt erste Ideen. So kann gemeinsam der Schwung entstehen, den ihr braucht, um die Blocker abzubauen und dann den ersten Schritt in die Digitalisierung zu gehen. Zusammen, als Team!

Herzlichst, Diana

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